BEST PRACTICES ALGEMENE VOORWAARDEN
Veel bedrijven gebruiken algemene voorwaarden. Vaak staan die op de website. Maar hoe zorgen je ervoor dat de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn op de overeenkomsten die je sluit?
Hier wordt vaak te weinig aandacht aan besteed. Problemen over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden worden dan ook met regelmaat voorgelegd aan de rechtbank.
Algemene voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard
Wil je dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten die je sluit? Dan is van belang dat je je wederpartij hiervan op de hoogte stelt.
Vermeldt bijvoorbeeld in uw aanbieding, offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging dat uw algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn.
Heeft uw meerdere sets (bijvoorbeeld inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden)? Geef dan duidelijk aan welke set algemene voorwaarden van toepassing is.
Dat kan met bijvoorbeeld de volgende tekst:
“op al onze offertes, overeenkomsten en leveringen zijn de algemene voorwaarden van [jouw handelsnaam] van toepassing.“
De wederpartij moet toepasselijkheid aanvaarden
De wederpartij moet de toepasselijkheid van jouw algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden:
- Een uitdrukkelijke aanvaarding heeft bewijstechnisch de voorkeur. Uitdrukkelijke aanvaarding van algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld door de klant/opdrachtgever te laten tekenen voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden of, als de overeenkomst via internet tot stand komt, door op ‘akkoord’ te klikken.
- Een stilzwijgende aanvaarding betekent in feite: “wie zwijgt stemt toe”. Beroep je je op algemene voorwaarden en laat de ander niets weten? Dan zijn de algemene voorwaarden in principe aanvaard.
Let op: aanvaardt jouw wederpartij de algemene voorwaarden niet en verwijst de wederpartij in plaats daarvan naar zijn eigen algemene voorwaarden? Dan komt aan jouw verwijzing geen werking toe! Als je in deze situatie – zonder schriftelijk te reageren – overgaat tot het sluiten van de overeenkomst, dan zijn op die overeenkomst de algemene voorwaarden van de wederpartij van toepassing! Een in jouw algemene voorwaarden opgenomen uitsluiting van de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij maakt dit niet anders. Het is dus belangrijk dat u uw wederpartij er nogmaals op wijst dat u de beoogde overeenkomst uitsluitend wenst aan te gaan onder toepasselijkheid van jouw eigen algemene voorwaarden en dat de wederpartij dit alsnog aanvaardt.
Je dient de wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om van jouw algemene voorwaarden kennis te nemen
Als gebruiker van algemene voorwaarden heb je een wettelijke informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat je jouw wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van jouw algemene voorwaarden kennis te nemen. En op dit punt gaat het vaak mis met grote gevolgen.
Biedt je de wederpartij namelijk geen mogelijkheid om van jouw algemene voorwaarden kennis te nemen, dan zijn jouw algemene voorwaarden vernietigbaar. De wederpartij kan die ‘uitschakelen’ waardoor ze niet meer van toepassing zijn.
Hoe bied je een wederpartij een redelijke mogelijkheid om kennis te nemen van jouw algemene voorwaarden?
Je kan dit doen door jouw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan jouw wederpartij te verstrekken (ter hand stellen).
Route 1 : Als de overeenkomst via internet (elektronisch) tot stand komt, dan kan je de algemene voorwaarden via internet (elektronisch) aan je wederpartij ter beschikking stellen. Dat kan door de algemene voorwaarden mee te sturen als een PDF bij een e-mail waarin ook de offerte is opgenomen bijvoorbeeld.
Route 2 : Komt de overeenkomst niet via internet tot stand? Dan is van belang dat je de algemene voorwaarden dus voor of bij het sluiten van de overeenkomst hebt verstrekt. Bijvoorbeeld als bijlage bij de offerte.
Voor een dienstverrichter die zijn gevestigd in de EU geldt de verplichting tot terhandstelling niet. Zij kunnen ook verwijzen naar een elektronische vindplaats, zoals een pagina op een website.
Elektronisch beschikbaar stellen? Zorg dan dat de algemene voorwaarden te lezen en te downloaden zijn
Van belang bij elektronische (via internet) ter beschikking stelling van algemene voorwaarden is dat:
- De algemene voorwaarden op die plaats ook te lezen zijn. Verwijs je naar een plaats op een website, dan moet de wederpartij daar dus jouw voorwaarden kunnen lezen.
- De algemene voorwaarden ook te downloaden zijn. Verwijs je naar een plaats op een website, dan moet de wederpartij daar dus jouw voorwaarden kunnen downloaden, zodat hij ze ook later of nogmaals kan lezen bijvoorbeeld.
Dit kunt u bijvoorbeeld bereiken door de algemene voorwaarden als een pdf-document naar uw wederpartij te e-mailen. Zet dan in je e-mail of in je e-maildisclaimer:
“Onze algemene voorwaarden zijn te lezen en te downloaden op onze website: www.jouwdomeinnaam.nl/algemenevoorwaarden”
In plaats van www.jouwdomeinnaam.nl/algemenevoorwaarden vul je dan de rechtstreekse vindplaats op jouw website in.
Oudere versies van algemene voorwaarden
Werk je al langer met algemene voorwaarden? Dan heb je soms meerdere versies, omdat gaandeweg de jaren algemene voorwaarden nog wel eens worden gewijzigd. Zorg er dan voor dat oudere versies wel bereikbaar blijven. Hoe je dat kan doen? Zie onderstaande afbeelding hoe bijvoorbeeld de Nederlandse Vereniging van Banken verschillende versies toegankelijk maakt op haar website:
Tot slot: een aantal tips op een rij
- Geef voor het sluiten van de overeenkomst, bijvoorbeeld in je offerte, duidelijk aan of er algemene voorwaarden van toepassing zijn.
- Geef daarbij ook duidelijk aan dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn!
- Zijn er meerdere sets, zoals inkoop en verkoopvoorwaarden? Geef dan duidelijk aan welke set je van toepassing wilt laten zijn.
- Laat bij voorkeur je wederpartij uitdrukkelijk instemmen met de toepasselijkheid van jouw algemene voorwaarden. Neem zo’n tekst op in een opdrachtbevestiging, of laat een klant een vinkje aanzetten voordat hij een deal via internet kan sluiten.
- Wijst een wederpartij de toepasselijkheid van jouw algemene voorwaarden van de hand? Let dan op: ga niet zo maar aan de slag. Maak duidelijk dat de klant alsnog moet instemmen met jouw voorwaarden en ga pas aan de slag als de klant alsnog instemt.
- Stel jouw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand aan de wederpartij.
- Heb je gaandeweg de voorwaarden aangepast, zorg er dan voor dat oudere versies op de website beschikbaar blijven.
Contact
Vragen over algemene voorwaarden? Weet je niet zeker of jouw algemene voorwaarden voldoen aan de wet? Neem dan contact op met onze specialisten!
Ga terug naar het overzicht